지원사업 서류 “용량 초과” 해결법: 10MB 제한 통과하기

왜 서류는 늘 용량을 넘을까

K-Startup, 기업마당, 지자체 보조금 시스템, 채용 사이트는 대부분 첨부 한 건당 5~20MB 제한을 둡니다. 그런데 사업자등록증·재무제표·통장 사본·사진 증빙을 휴대폰으로 찍어 그대로 합치면 30MB, 50MB가 금방 넘습니다. 원인은 거의 항상 사진과 스캔 이미지입니다. 최신 휴대폰 사진 한 장은 3~8MB이고, 600dpi로 스캔한 A4 한 장도 수 MB가 됩니다.

반대로 한글·워드로 작성한 사업계획서를 PDF로 만든 파일은 수십 쪽이어도 1~3MB 안팎입니다. 그러니 용량을 줄이려면 글자가 아니라 이미지를 손봐야 합니다.

1단계: 제출 조건부터 정확히 확인

• 파일 하나당 제한인지, 전체 합계 제한인지
• 여러 파일을 각각 올리는지, 하나로 합쳐야 하는지
• 허용 형식(PDF만? HWP도?)과 파일 이름 규칙

공고문의 “제출 서류” 항목에 대부분 나와 있습니다. HWP 공고문을 열 수 없다면 HWP 뷰어로 확인하세요.

2단계: 사진은 “적당한 해상도”로

제출용 서류는 150~200dpi면 충분히 읽힙니다. A4 기준 긴 변 2000~2500픽셀 정도입니다. 사진 → PDF는 표준 화질에서 사진을 이 수준으로 자동 조정하므로, 12장짜리 사진 서류도 보통 3~6MB 안에 들어옵니다.

촬영할 때는 밝은 곳에서, 서류가 화면을 가득 채우게, 위에서 수직으로 찍으세요. 흐린 사진은 압축하면 더 읽기 어려워집니다. HWP도우미는 흐린 사진에 경고를 띄웁니다.

3단계: 합친 뒤 목표 용량으로 압축

파일을 따로 압축하고 합치면 결과 용량을 예측하기 어렵습니다. 제출용 서류 한 번에 만들기는 HWP·PDF·사진을 순서대로 변환해 합친 다음, 전체가 목표 용량(예: 10MB) 이하가 될 때까지 이미지만 단계적으로 다시 압축합니다. 글자와 표는 손대지 않기 때문에 사업계획서 본문은 선명하게 남습니다.

이미 PDF 한 개라면 PDF 10MB 이하로 줄이기를 쓰세요.

4단계: 그래도 안 되면 나눠서

수백 쪽 재무 자료처럼 이미지 압축만으로 안 되는 경우가 있습니다. 이때는 무리하게 화질을 떨어뜨리기보다 PDF 나누기로 “붙임1”, “붙임2”처럼 나눠 올리는 편이 심사자에게도 친절합니다. 시스템이 파일 하나만 받는다면 담당자에게 분할 제출 가능 여부를 문의하세요.

제출 전 체크리스트

1. 모든 쪽의 글자가 확대 없이 읽히는가
2. 순서가 공고문의 제출 서류 순서와 같은가
3. 주민등록번호 뒷자리 등 가려야 할 정보를 가렸는가
4. 파일 이름 규칙(예: 기업명_사업계획서.pdf)을 지켰는가
5. 용량이 제한보다 조금 여유 있는가(10MB 제한이면 9.5MB 이하 권장)
6. 암호가 걸려 있지 않은가(심사 시스템이 못 여는 경우가 있음)

용량 초과를 미리 막는 습관

서류를 촬영할 때부터 용량을 의식하면 마감 직전에 당황할 일이 줄어듭니다. 휴대폰 카메라의 해상도를 최고로 둘 필요는 없고, 서류가 화면을 꽉 채우게 찍는 것이 해상도를 높이는 것보다 효과적입니다. 스캐너를 쓴다면 기본 해상도를 200dpi 정도로, 흑백 서류는 회색조로 설정하세요. 여러 서류를 합칠 때는 같은 서류가 두 번 들어가지 않았는지도 확인하세요. 이런 습관만으로도 대부분의 서류 묶음이 제한 용량 안에 들어옵니다.

같은 주제의 가이드

• 정부24 등 민원 사이트에 올릴 PDF 용량 줄이기
• K-Startup·기업마당 지원사업 서류 제출 체크리스트
• 신분증 사본 PDF 만들기와 개인정보 가리기
• 통장 사본·사업자등록증을 PDF로 만드는 법